Registro horario digital obligatorio: guía completa para empresas 2026 | PSD Security
Registro horario digital obligatorio 2026: guía completa para empresas
El registro horario digital es obligatorio en España desde la entrada en vigor del Real Decreto que modifica el Estatuto de los Trabajadores. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada laboral de cada trabajador mediante un sistema digital que garantice trazabilidad, inalterabilidad y accesibilidad para la Inspección de Trabajo. |
Incumplir esta obligación puede conllevar sanciones de entre 751 y 7.500 euros por infracción grave. |
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Tabla de contenidos
¿Qué es el registro horario digital y por qué es ahora obligatorio?
¿A qué empresas aplica el registro horario digital obligatorio?
¿Desde cuándo es obligatorio el registro digital? Plazos y fases
¿Qué debe incluir el registro de jornada? Campos obligatorios
Requisitos técnicos del sistema: qué exige la Inspección de Trabajo
Sanciones por incumplimiento: cuánto puede costar no cumplir
¿Es válido el papel o el Excel para cumplir la obligación?
Teletrabajo y multisede: casos especiales del registro digital
Derechos del trabajador sobre sus registros
Cómo GoTime Cloud de PSD Security cumple todos los requisitos
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital obligatorio
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¿Qué es el registro horario digital y por qué es ahora obligatorio?
El registro horario digital es el sistema electrónico mediante el cual las empresas documentan, almacenan y garantizan la trazabilidad de la jornada laboral de cada trabajador: hora de entrada, hora de salida, pausas y modalidad de trabajo (presencial o teletrabajo).
Hasta hace poco, muchas empresas cumplían esta obligación con hojas de papel o ficheros Excel. La nueva normativa cambia esto radicalmente: el registro debe ser digital, inalterable y accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo. El papel ya no es suficiente.
La base legal es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley, junto con la Ley 10/2021 de trabajo a distancia y la normativa de desarrollo que establece los requisitos técnicos del sistema digital.
¿A qué empresas aplica el registro horario digital obligatorio?
La obligación aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena en España, sin excepción por tamaño, sector o forma jurídica. Incluye:
- Empresas con cualquier número de empleados (desde 1 trabajador).
- Empresas con empleados en teletrabajo total o parcial.
- Empresas con múltiples centros de trabajo o sedes.
- Empresas con trabajadores a tiempo parcial (la obligación aplica con especial rigor).
- Trabajadores fijos discontinuos, con contratos temporales y en ETTs.
Las únicas excepciones son los trabajadores autónomos sin empleados a cargo y los socios trabajadores en determinadas cooperativas, siempre que no exista relación laboral por cuenta ajena.
¿Desde cuándo es obligatorio el registro digital? Plazos y fases
Tamaño de empresa | Plazo de adaptación | Estado |
Grandes empresas (+250 trabajadores) | Fase I — ya en vigor | Obligatorio ahora |
Empresas medianas (50-249 trabajadores) | Fase II — 2026 | Obligatorio en 2026 |
Pequeñas empresas (10-49 trabajadores) | Fase III — 2026-2027 | Transición en curso |
Microempresas (<10 trabajadores) | Fase IV — 2027 | Plazo pendiente de confirmación |
Importante: aunque los plazos están escalonados, la Inspección de Trabajo ya está realizando comprobaciones en empresas de todos los tamaños. No esperar al último momento es la recomendación unánime de los asesores laborales.
ATENCIÓN — Cambio clave respecto al papel |
El papel ya NO cumple con la obligación de trazabilidad e inalterabilidad que exige la normativa. Tampoco un Excel editable sin firma electrónica. |
El sistema debe garantizar que las horas registradas no pueden modificarse retroactivamente sin dejar rastro auditado. |
La Inspección de Trabajo puede solicitar el sistema de registro en cualquier visita. |
¿Qué debe incluir el registro digital de jornada? Campos obligatorios
La normativa establece los datos mínimos que debe contener cada registro diario:
- Identificación del trabajador (nombre, DNI o número de afiliación a la Seguridad Social).
- Fecha del registro.
- Hora de inicio de la jornada laboral.
- Hora de finalización de la jornada laboral.
- Registro de pausas o interrupciones significativas (si las hubiera).
- Modalidad de prestación de servicios: presencial, teletrabajo o mixto.
- Centro de trabajo o lugar de prestación (especialmente relevante en multisede y teletrabajo).
Además de los campos obligatorios, la Inspección de Trabajo valora positivamente que el sistema incluya:
- Log de accesos y modificaciones (quién registró, cuándo y desde qué dispositivo).
- Firma o validación del trabajador (electrónica o mediante PIN).
- Posibilidad de exportación en formato estándar (CSV, Excel, PDF firmado).
- Conservación de registros durante un mínimo de 4 años.
Requisitos técnicos del sistema: qué exige la Inspección de Trabajo
El sistema de registro digital debe cumplir cuatro requisitos técnicos fundamentales que la Inspección verifica en cada actuación:
1. Trazabilidad
Cada registro debe quedar vinculado de forma inequívoca al trabajador que lo genera, con identificación técnica del dispositivo o aplicación utilizada. El sistema debe impedir que un tercero (incluido el empleador) pueda registrar en nombre de otro trabajador sin dejar evidencia.
2. Inalterabilidad
Los registros ya confirmados no pueden modificarse sin generar un log de auditoría que refleje: quién realizó el cambio, cuándo y por qué motivo. Los sistemas que permiten edición libre de registros pasados no cumplen este requisito.
3. Accesibilidad
Los datos deben estar disponibles para su consulta inmediata por parte de la Inspección de Trabajo, sin necesidad de procesos de exportación complejos. El sistema debe poder generar un informe completo de un trabajador en el momento de la visita inspectora.
4. Conservación
Los registros deben conservarse durante un mínimo de 4 años y estar accesibles en todo momento. Los sistemas en la nube con backup automático son los que mejor cumplen este requisito.
¿Qué mira exactamente Inspección de Trabajo? |
En una visita de comprobación, los inspectores solicitan habitualmente: |
— Listado de todos los trabajadores con sus registros del último mes |
— Evidencia de que el sistema es inalterable (log de modificaciones) |
— Confirmación de que cada trabajador puede consultar sus propios registros |
— Acreditación de la conservación de registros de los últimos 4 años |
— Verificación de que el convenio colectivo aplicable no establece requisitos adicionales |
Sanciones por incumplimiento: cuánto puede costar no cumplir
El incumplimiento de la obligación de registro de jornada está tipificado como infracción grave en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones económicas son:
Tipo de infracción | Sanción mínima | Sanción máxima | Ejemplo de supuesto |
Infracción leve | 60 € | 625 € | Registro incompleto en algún trabajador |
Infracción grave | 751 € | 7.500 € | Ausencia de sistema o sistema no digital |
Infracción muy grave | 7.501 € | 225.018 € | Falsificación de registros o reincidencia |
Las sanciones se aplican por cada trabajador afectado, lo que multiplica significativamente el impacto real en empresas con muchos empleados. Una empresa de 50 trabajadores sin sistema de registro puede enfrentarse a sanciones que superan los 375.000 euros en el caso más grave.
Además de la sanción económica, la Inspección puede requerir la implantación inmediata del sistema en un plazo determinado, con comprobación posterior de cumplimiento.
¿Es válido el papel o el Excel para cumplir la obligación?
Sistema | ¿Cumple la normativa? | Problema principal |
Hoja de papel firmada | No | No garantiza trazabilidad ni inalterabilidad |
Excel editable | No | Cualquiera puede modificar datos sin dejar rastro |
Excel con firma electrónica | Parcialmente | Dificulta la accesibilidad en tiempo real |
App o software certificado | Sí | Cumple trazabilidad, inalterabilidad y accesibilidad |
Sistema biométrico integrado | Sí | Máximo nivel de trazabilidad e identificación |
La tendencia de la Inspección de Trabajo en los últimos dos años es clara: los sistemas en papel y Excel son el primer objetivo de las actuaciones, independientemente de si los registros están rellenos correctamente.
Teletrabajo y multisede: casos especiales del registro digital
Dos situaciones concentran la mayor parte de las dudas prácticas de las empresas:
Teletrabajo
En modalidad de teletrabajo, el trabajador debe registrar su jornada indicando explícitamente que trabaja desde casa o desde la ubicación remota. El sistema debe permitir el registro desde dispositivos móviles y garantizar la identificación del trabajador. La geolocalización no es obligatoria (el trabajador puede negarse), pero el registro de la modalidad sí lo es.
Multisede o desplazamientos
Los trabajadores que prestan servicios en distintos centros de trabajo o se desplazan habitualmente (comerciales, técnicos de campo, transportistas) deben registrar la jornada indicando el lugar de prestación. Los sistemas con app móvil son la solución más práctica para este perfil.
Turnos y trabajo nocturno
En empresas con turnos rotativos o trabajo nocturno, el sistema debe gestionar correctamente los cambios de día (jornadas que comienzan antes de medianoche y terminan al día siguiente) y no generar registros inconsistentes. Esto es un punto de fallo frecuente en los sistemas más básicos.
Derechos del trabajador sobre sus registros
La normativa reconoce al trabajador los siguientes derechos en relación con su registro de jornada:
- Derecho a consultar sus propios registros en cualquier momento.
- Derecho a recibir copia mensual de sus registros junto con la nómina (si lo solicita).
- Derecho a ser informado de forma comprensible sobre el sistema utilizado.
- Derecho a corregir errores en sus registros, siempre que quede constancia del cambio.
- Derecho a que los representantes de los trabajadores (comité de empresa o delegados) accedan a los datos globales de registro.
El incumplimiento de estos derechos por parte del empleador puede ser objeto de denuncia independiente ante la Inspección de Trabajo.
Cómo GoTime Cloud de PSD Security cumple todos los requisitos
GoTime Cloud es el sistema de control horario en la nube de PSD Security, diseñado específicamente para cumplir con todos los requisitos del registro horario digital obligatorio en España.
Requisito legal | Cómo lo cumple GoTime Cloud |
Trazabilidad | Cada fichaje queda vinculado al trabajador, dispositivo, fecha y hora exacta. Log de auditoría completo. |
Inalterabilidad | Los registros confirmados generan hash verificable. Cualquier modificación queda registrada con autor y timestamp. |
Accesibilidad Inspección | Panel de administración con exportación inmediata en PDF, Excel y CSV. Disponible 24/7. |
Conservación 4 años | Almacenamiento en servidores AWS con backup automático diario. SLA de disponibilidad del 99,9%. |
Teletrabajo y multisede | App móvil con registro de modalidad (presencial/remoto) y centro de trabajo configurable. |
Derechos del trabajador | Portal de empleado para consulta de registros propios y descarga mensual. |
Integración nóminas | Exportación compatible con los principales software de RRHH y nóminas del mercado español. |
Además, GoTime Cloud se integra con los terminales de control horario ZKTeco (biométricos, por tarjeta RFID y por PIN), los sistemas de control de acceso y los videoporteros de PSD Security, permitiendo una gestión unificada de presencia, acceso y seguridad desde una única plataforma.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital obligatorio
¿El papel ya no es válido para el registro de jornada?
No. La normativa vigente exige que el sistema de registro garantice trazabilidad, inalterabilidad y accesibilidad. El papel no puede garantizar ninguna de estas tres propiedades. Las empresas que siguen usando registros en papel están incumpliendo la ley y son objetivos prioritarios de la Inspección de Trabajo.
¿Un Excel sirve para cumplir la obligación de registro digital?
No. Un Excel es un archivo editable que cualquier persona puede modificar sin dejar rastro. Aunque esté firmado digitalmente, la Inspección de Trabajo no lo considera un sistema que garantice inalterabilidad. El criterio de los inspectores es que el sistema debe ser técnicamente imposible de alterar sin generar evidencia.
¿Puede el trabajador negarse a ser geolocalizado para el fichaje?
Sí. La geolocalización no es un requisito legal para el registro de jornada. El trabajador puede negarse a que su ubicación sea registrada, y la empresa no puede hacer de la geolocalización una condición para el fichaje. Lo que sí es obligatorio es registrar la modalidad de prestación (presencial o teletrabajo) y el centro de trabajo.
¿Cada cuánto tiempo deben conservarse los registros?
La normativa establece un mínimo de 4 años de conservación. Este plazo coincide con el periodo de prescripción de las infracciones laborales más graves, por lo que es el plazo que la Inspección puede solicitar revisar en cualquier actuación.
¿Qué pasa si un trabajador olvida fichar?
El sistema debe permitir la corrección o el registro manual a posteriori, siempre que quede constancia clara de que es una corrección (incluyendo quién la realizó, cuándo y el motivo). No puede hacerse retroactivamente sin dejar rastro. La corrección debe estar validada por el trabajador afectado.
¿La obligación aplica también a los trabajadores a tiempo parcial?
Sí, y con especial rigor. El control de jornada de los trabajadores a tiempo parcial está explícitamente reforzado en la normativa, porque históricamente eran el colectivo más vulnerable a la realización de horas extra no registradas ni compensadas.
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