Multas por no llevar el registro horario en 2026: cuánto, cómo te inspeccionan y cómo evitarlas
Si tu empresa tiene trabajadores por cuenta ajena y no lleva un sistema válido de registro horario, te enfrentas a multas que pueden superar fácilmente los 100.000 euros en una sola inspección. Y no es una previsión teórica: la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha hecho del control de jornada una de sus prioridades de actuación en los últimos años, con campañas específicas en sectores como hostelería, comercio, transporte y servicios profesionales.
En esta guía te explicamos exactamente cuánto cuesta no cumplir, cómo se desarrolla una inspección, qué errores son los más sancionados y cómo cumplir sin riesgo con un sistema de control horario digital homologado.
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Tabla de contenidos
Qué dice hoy la ley sobre registro horario obligatorio
Cuánto cuesta no llevar registro: tabla de sanciones LISOS
Cómo se desarrolla una inpsección de Trabajo paso a paso
Los cinco errores más sancionados por la Inspección
Qué cambia con la nueva pendiente de aprobación
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Qué dice hoy la ley sobre el registro horario obligatorio
La obligación de registrar diariamente la jornada laboral está recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción dada por el Real Decreto-ley 8/2019. Esta obligación aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena en España, sin excepción por sector, tamaño o forma jurídica.
El registro debe incluir como mínimo la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora. Los datos tienen que conservarse durante cuatro años y estar disponibles para los propios trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Lo que no dice la ley de forma expresa, pero exige la jurisprudencia y los criterios técnicos de la Inspección, es que el sistema utilizado debe garantizar tres requisitos: trazabilidad, inalterabilidad y accesibilidad.
El proyecto de ley que reforzará estas obligaciones, con el paso al registro digital obligatorio y el aumento de sanciones, sigue en tramitación parlamentaria. Mientras no se publique en el BOE, la normativa vigente es la actual, pero los criterios de la Inspección ya están adelantando los requisitos de digitalización. Hemos analizado en detalle el marco aplicable en nuestra guía sobre las claves de la ley de control horario para empresas.
Cuánto cuesta no llevar registro: tabla de sanciones LISOS
Las sanciones por incumplir la obligación de registro horario están reguladas en el Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). La calificación depende de la gravedad del incumplimiento.
Tipo de infracción | Cuantía de la sanción |
Infracción grave (artículo 7.5 LISOS) — no llevar registro o llevarlo de forma defectuosa | De 751€ a 7.500€ por trabajador afectado |
Infracción muy grave (artículo 8.13 LISOS) — falsificación o manipulación de registros | De 7.501€ a 225.018€ por trabajador |
Reincidencia en infracción grave en menos de un año | Hasta el doble de la sanción base |
Falta de horas extraordinarias declaradas detectadas en el registro | Sanción adicional por cada hora no declarada |
La cifra clave es que la sanción se aplica por cada trabajador afectado, no por cada infracción. Una empresa de 50 personas sin sistema válido de registro puede enfrentarse a sanciones que superen los 375.000 euros en el escenario más grave, y a más de 11 millones de euros si la infracción se eleva a muy grave por falsificación.
Caso real reciente |
En 2024, una cadena de restauración madrileña recibió una sanción acumulada de 318.000 euros tras una inspección que detectó que el sistema de fichaje en papel se había modificado a posteriori en al menos 42 casos. La Inspección consideró que el sistema no garantizaba la inalterabilidad y elevó la calificación a muy grave. |
¿Desde cuándo es obligatorio el registro digital? Plazos y fases
Tamaño de empresa | Plazo de adaptación | Estado |
Grandes empresas (+250 trabajadores) | Fase I — ya en vigor | Obligatorio ahora |
Empresas medianas (50-249 trabajadores) | Fase II — 2026 | Obligatorio en 2026 |
Pequeñas empresas (10-49 trabajadores) | Fase III — 2026-2027 | Transición en curso |
Microempresas (<10 trabajadores) | Fase IV — 2027 | Plazo pendiente de confirmación |
Importante: aunque los plazos están escalonados, la Inspección de Trabajo ya está realizando comprobaciones en empresas de todos los tamaños. No esperar al último momento es la recomendación unánime de los asesores laborales.
ATENCIÓN — Cambio clave respecto al papel |
El papel ya NO cumple con la obligación de trazabilidad e inalterabilidad que exige la normativa. Tampoco un Excel editable sin firma electrónica. |
El sistema debe garantizar que las horas registradas no pueden modificarse retroactivamente sin dejar rastro auditado. |
La Inspección de Trabajo puede solicitar el sistema de registro en cualquier visita. |
Los cinco errores más sancionados por la Inspección
De las actuaciones públicas de la Inspección de Trabajo de los últimos tres años, se repiten cinco errores que concentran la mayor parte de las sanciones:
1. Registro en papel firmado a posteriori
Es el error más extendido en pequeñas empresas. Hojas mensuales que se firman a final de mes con horarios redondeados que no se corresponden con la jornada real. La Inspección los considera inválidos casi siempre, porque no hay forma de saber cuándo se anotó cada entrada y cada salida.
2. Excel editable compartido en la nube
Aunque el documento esté en Google Drive o SharePoint, sigue siendo un archivo editable. Cualquiera con permisos puede cambiar una hora sin dejar rastro. El histórico de versiones de la nube no es suficiente: el criterio del inspector es que el sistema debe impedir la modificación, no solo registrar que ocurrió.
3. Sistemas digitales sin firma del trabajador
Algunos software de fichaje no exigen validación del trabajador en cada registro. Esto se considera defectuoso porque permite que un mando intermedio fiche por otro empleado sin su conocimiento. Los sistemas correctos exigen identificación inequívoca (huella, tarjeta personal, PIN propio, app móvil) en cada fichaje.
4. No registrar la modalidad de prestación en teletrabajo
Desde la entrada en vigor de la Ley de Trabajo a Distancia (Ley 10/2021), los registros deben indicar si la jornada se prestó de forma presencial o en teletrabajo. Es una de las comprobaciones nuevas que está haciendo la Inspección, especialmente en sectores con alta presencia remota. Para decidir qué modalidad encaja mejor con tu plantilla, puede ayudarte nuestra comparativa sobre qué sistema de fichaje elegir en 2026.
5. No conservar los registros cuatro años
El plazo legal de conservación es de cuatro años, que coincide con la prescripción de las infracciones graves. Muchas empresas borran o pierden los registros antes, normalmente al cambiar de sistema. La Inspección puede pedir registros de hasta cuatro años atrás y la imposibilidad de aportarlos se considera infracción autónoma.
Qué cambia con la nueva normativa pendiente de aprobación
El anteproyecto de ley que modifica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y los artículos correspondientes de la LISOS introduce tres cambios principales que conviene anticipar.
El primero es la obligatoriedad explícita del registro digital, con plazos escalonados según el tamaño de la empresa. Las grandes ya están obligadas en la práctica, las medianas y pequeñas entrarán de forma progresiva en los próximos años. El registro en papel deja de ser válido como sistema principal.
El segundo es el endurecimiento de las sanciones. El proyecto contempla elevar el límite superior de las infracciones graves y reforzar las muy graves cuando exista falsificación, así como introducir la responsabilidad solidaria de la empresa principal en supuestos de contrata y subcontrata.
El tercero es el reforzamiento del derecho del trabajador y de sus representantes al acceso inmediato a los registros, con plazos máximos de entrega y posibilidad de denuncia directa a la Inspección si la empresa no entrega los datos en el plazo establecido.
Mientras no se publique en el BOE |
La normativa vigente sigue siendo la actual. Pero las empresas que ya cumplen con sistema digital homologado están preparadas para el cambio sin coste adicional. Las que sigan en papel o Excel necesitarán adaptarse contrarreloj en cuanto se publique. |
Cómo cumplir sin riesgo con GoTime Cloud
GoTime Cloud es el software de control horario en la nube de PSD Security, diseñado específicamente para cumplir con los requisitos de la legislación española y los criterios técnicos de la Inspección de Trabajo. Cubre los cuatro requisitos esenciales que la Inspección verifica en cada actuación:
- Trazabilidad: cada fichaje queda vinculado al trabajador con sello de tiempo verificable y método de identificación documentado (tarjeta, biometría, PIN o app móvil).
- Inalterabilidad: los registros no pueden modificarse sin que quede auditoría completa de quién hizo el cambio, cuándo y por qué. Las correcciones requieren validación expresa del trabajador.
- Accesibilidad: el trabajador tiene su portal personal para consultar sus registros y descargar el informe mensual. La Inspección puede acceder al sistema con un usuario invitado configurable.
- Conservación: backup automático diario en la nube durante el periodo legal de cuatro años, sin necesidad de gestión por parte de la empresa.
Además, GoTime Cloud cumple con la ISO 27001, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y la directiva NIS2, requisitos cada vez más exigidos por la Administración pública y por grandes clientes corporativos. La integración con los terminales biométricos ZKTeco permite combinar la app móvil con dispositivos físicos en oficina, manteniendo siempre la opción de fichar sin ceder datos biométricos (con tarjeta RFID o PIN) para trabajadores que se acojan a su derecho del RGPD.
La implementación estándar se completa en menos de 48 horas para empresas de hasta 200 trabajadores. Incluye la importación de la plantilla, la configuración del calendario laboral, la formación al equipo de RRHH y el soporte durante los primeros 30 días.
Preguntas frecuentes
¿Puede la Inspección de Trabajo sancionarme si llevo el registro en Excel?
Sí, en la mayoría de los casos. El Excel editable no garantiza la inalterabilidad que exige la Inspección. Aunque tengas histórico de versiones en Google Drive o SharePoint, el criterio reiterado es que el sistema debe impedir las modificaciones, no solo dejar constancia de ellas. La sanción habitual es por infracción grave (entre 751 y 7.500€ por trabajador).
¿Cuánto puede llegar a costar una sanción por no llevar registro horario?
Depende del número de trabajadores y de la gravedad del incumplimiento. Una empresa de diez trabajadores puede recibir sanciones entre 7.510 y 75.000 euros si la infracción se califica como grave. Si se detecta falsificación, la calificación se eleva a muy grave (de 7.501 a 225.018€ por trabajador), con cuantías que pueden superar los dos millones de euros.
¿Es obligatorio el fichaje con huella o reconocimiento facial?
No. La AEPD ha establecido que la biometría no puede imponerse de forma obligatoria sin justificar la proporcionalidad de la medida. El trabajador puede negarse a ceder sus datos biométricos y la empresa debe ofrecer una alternativa válida, como tarjeta RFID, PIN o app móvil con autenticación del propio dispositivo. Lo explicamos a fondo en nuestro artículo sobre qué son los datos biométricos. GoTime Cloud permite combinar todos los métodos en una misma plataforma.
¿Qué obligaciones tiene la empresa con los registros en caso de teletrabajo?
Las mismas que con el trabajo presencial, con dos requisitos adicionales: el sistema debe permitir registrar la modalidad de prestación (presencial o teletrabajo) y debe funcionar correctamente desde dispositivos móviles para los empleados en remoto. La Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia refuerza estos requisitos.
¿Cuánto tiempo se conservan los registros y quién puede acceder a ellos?
El plazo de conservación es de cuatro años. Tienen acceso a los registros el propio trabajador (con derecho a recibir copia mensual si la solicita), sus representantes legales en la empresa y la Inspección de Trabajo. Los sistemas en la nube con backup automático cumplen este requisito sin gestión adicional.
Conoce GoTime Cloud: https://psdsecurity.com/sistemas-de-tecnologia-integrada/gotime-cloud/ |
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