¿Qué es el registro de jornada laboral?

El registro de jornada laboral es el sistema mediante el que una empresa documenta diariamente el tiempo de trabajo de cada persona trabajadora. El objetivo es dejar constancia del horario real realizado, y no únicamente del horario teórico establecido en el contrato o en el calendario laboral.

Como mínimo, el registro debe permitir identificar:

• La persona trabajadora a la que corresponde.
• La fecha de la jornada registrada.
• La hora concreta de inicio.
• La hora concreta de finalización.

Además, los registros deben conservarse y permanecer disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en los términos establecidos por la normativa.

No debe confundirse el registro de jornada con el control de presencia. El primero responde a una obligación legal, mientras que un sistema de control de presencia puede incorporar además funciones relacionadas con la gestión de turnos, incidencias, accesos o absentismo.

Normativa del registro de jornada: ¿qué obliga a las empresas?

El registro de jornada está regulado principalmente por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta obligación se incorporó mediante el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, y está vigente desde el 12 de mayo de 2019.

La normativa establece varios requisitos básicos:

Puedes ampliar esta información en nuestra guía sobre la normativa de registro horario.

Existen además particularidades para determinados tipos de trabajadores. En los contratos a tiempo parcial resulta de aplicación el artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores, mientras que el artículo 14 de la Ley 10/2021 regula el registro horario en el trabajo a distancia.

El registro de jornada también implica un tratamiento de datos personales. Su gestión debe respetar el RGPD y, cuando se utilicen sistemas basados en datos biométricos, deben tenerse en cuenta especialmente los requisitos del artículo 9 del RGPD y los criterios de necesidad y proporcionalidad aplicables a este tipo de datos.

¿Es obligatorio el registro horario digital?

El registro horario digital no es obligatorio actualmente con carácter general. Mientras no se apruebe y publique una nueva norma en el BOE, continúan siendo aplicables las obligaciones vigentes del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

El proyecto normativo en tramitación plantea reforzar la digitalización, la trazabilidad de los registros y el acceso a la información, pero su contenido definitivo puede cambiar durante el procedimiento de aprobación.

Por tanto, no debe confundirse la obligación actual de registrar la jornada laboral con una obligación general de utilizar exclusivamente un sistema digital.

Puedes consultar el estado actual del registro horario digital y las posibles novedades de cara a 2027.

¿Por qué digitalizar el registro de jornada?

Digitalizar el registro de jornada no es actualmente una obligación general, pero puede simplificar significativamente su gestión. Esto resulta especialmente útil en empresas con varios centros de trabajo, equipos distribuidos o diferentes métodos de fichaje.

Los sistemas manuales pueden generar problemas de dispersión de la información, dificultad para controlar cambios y una mayor carga administrativa.

Un sistema digital puede ayudar a:

• Centralizar los registros de diferentes trabajadores y centros.
• Facilitar la consulta del histórico.
• Reducir la dependencia del papel y las hojas de cálculo.
• Simplificar la gestión y exportación de la información.
• Reducir determinadas tareas administrativas repetitivas.

La elección del sistema debe adaptarse siempre a las características y necesidades reales de cada organización.

GoTime Cloud: Software de Registro de Jornada en la nube

GoTime Cloud es el software de registro de jornada en la nube distribuido por PSD Security para digitalizar y centralizar la información relacionada con el fichaje de los empleados.

Al tratarse de una solución cloud, permite gestionar el registro desde un entorno centralizado sin depender de instalaciones locales ni del mantenimiento de servidores propios.

La plataforma permite gestionar desde un único entorno a trabajadores de diferentes centros de trabajo y consultar el histórico de registros.

¿Qué aporta GoTime Cloud a tu empresa?

• Información centralizada. Los registros pueden gestionarse desde un único entorno aunque existan diferentes centros o métodos de fichaje.
• Solución cloud. El sistema puede consultarse sin depender de una instalación local en cada puesto de gestión.
• Consulta y exportación de registros. Permite localizar la información correspondiente a determinados periodos y exportarla cuando sea necesario.
• Gestión multicentro. Facilita la organización del registro horario cuando una empresa dispone de distintas ubicaciones.
• Acceso de las personas trabajadoras. Cada trabajador puede consultar sus propios registros.
• Menos procesos manuales. Reduce la dependencia del papel, las hojas de cálculo y determinadas tareas administrativas repetitivas.
• Adaptación a diferentes organizaciones. Puede utilizarse en empresas con distintos tamaños, centros de trabajo y formas de organización.

Formas de registrar la jornada laboral

El registro de jornada laboral puede realizarse mediante diferentes métodos de fichaje en función de las características de cada empresa. GoTime Cloud permite centralizar la información procedente de diferentes métodos y dispositivos compatibles.

Entre las opciones disponibles se encuentran:

• Terminales de huella dactilar, como iClock 680.
• Terminales de reconocimiento facial.
• Lectores de tarjeta o llavero de proximidad RFID, como iClock S560.
• Teclados con código PIN.
• Fichaje desde aplicación móvil o navegador web para determinados perfiles en movilidad o trabajo a distancia.

En centros físicos, los trabajadores pueden registrar su jornada mediante un terminal y centralizar posteriormente la información en la plataforma. En empresas con diferentes perfiles también pueden combinarse varios métodos de fichaje.

Si estás valorando qué alternativa encaja mejor en tu organización, consulta nuestra guía comparativa de sistemas de fichaje.

REGISTRO DE JORNADA PARA EMPRESAS DE DISTINTOS TAMAÑOS Y SECTORES

El registro de jornada debe adaptarse a la realidad operativa de cada empresa. PSD Security analiza las necesidades de cada proyecto para determinar qué combinación de software y métodos de fichaje puede encajar mejor en cada organización.

• Una solución cloud permite centralizar el registro sin necesidad de disponer de infraestructura propia.
• El fichaje puede organizarse mediante terminales físicos u otros métodos compatibles con la operativa del centro.
• Los entornos con turnos y diferentes zonas de trabajo pueden requerir dispositivos adaptados a las características de cada instalación.
• Hostelería y comercio. Las jornadas partidas, los cuadrantes variables y la rotación de personal hacen especialmente importante organizar correctamente el registro. Puedes ampliar información en nuestra guía de registro de jornada en hostelería y comercio.
• Grandes empresas. Las organizaciones con distintas sedes pueden centralizar la información de diferentes centros de trabajo.
• Administraciones públicas. La organización por turnos y centros puede requerir soluciones específicas de control horario. Consulta nuestra guía sobre registro de jornada en ayuntamientos.

SIMPLIFICA EL REGISTRO DE JORNADA CON PSD SECURITY

PSD Security te ayuda a digitalizar y centralizar el registro de jornada mediante GoTime Cloud y diferentes soluciones de fichaje adaptadas a la operativa de cada organización.

Analizamos el número de trabajadores, los centros de trabajo y las necesidades de registro de tu empresa para ayudarte a configurar una solución adecuada.

Consulta nuestras entradas anteriores