Registro horario digital obligatorio en 2026: qué exige hoy la ley y qué prevé la reforma
El registro horario digital obligatorio todavía no es una exigencia general en España para todas las empresas a fecha de 25 de agosto de 2026. Lo que sí es obligatorio desde 2019 es registrar diariamente la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de las personas legitimadas.
El cambio hacia un registro necesariamente digital está recogido en un proyecto de Real Decreto en tramitación. Por eso, una empresa debe separar dos preguntas: qué tiene que cumplir hoy y qué conviene preparar para no tener que rehacer su sistema cuando se apruebe el nuevo desarrollo.
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Tabla de contenidos
Qué es obligatorio hoy en el registro de jornada
Qué requisitos exige actualmente un registro fiable
Qué prevé el proyecto de Real Decreto para el registro digital
Papel y Excel: qué problema tienen si todavía no están prohibidos
Teletrabajo, multisede y fichaje móvil
Biometría y registro horario: no es una opción neutra
Sanciones por un registro de jornada deficiente
Cómo preparar la empresa para la futrura digitalización
Conclusión: cumplir hoy y prepararse sin anticipar una ley que aún no está en vigor
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Qué es obligatorio hoy en el registro de jornada
El marco vigente nace del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que añadió el artículo 34.9 al Estatuto de los Trabajadores. La empresa debe garantizar un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
El mismo artículo establece tres obligaciones operativas claras. El registro debe organizarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión empresarial previa consulta con la representación legal. Además, la empresa debe conservar los datos durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Este es el punto de partida que debe explicar cualquier contenido sobre el marco legal del control horario. No es correcto afirmar que el papel está prohibido para todas las empresas o que existe ya una fecha general de transición por tamaños si esa obligación no ha entrado en vigor.
Estado del registro horario digital obligatorio en 2026
El registro horario digital obligatorio está planteado en el proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada. El texto fue sometido a audiencia pública en octubre de 2025 y en marzo de 2026 el Ministerio de Trabajo abrió además una consulta sobre una futura orden de requisitos técnicos y de seguridad.
El proyecto prevé que todas las empresas garanticen el registro por medios digitales y define el sistema como objetivo, fiable y accesible. También concreta información mínima, reglas para las modificaciones, derechos de acceso y un protocolo interno de organización. Sin embargo, un proyecto normativo no debe presentarse como derecho vigente hasta su aprobación y publicación.
Para una empresa, la consecuencia práctica es sencilla: cumplir estrictamente el artículo 34.9 actual y, al mismo tiempo, evitar invertir en soluciones que no puedan aportar trazabilidad, exportación y control de cambios si el nuevo marco entra en vigor.
Qué prevé el proyecto de Real Decreto para el registro digital
El proyecto de Real Decreto eleva el nivel de detalle respecto al marco actual. Si se aprueba con una redacción similar, las empresas necesitarán sistemas capaces de registrar más situaciones y conservar una huella de las modificaciones.
Aspecto | Obligación vigente general | Proyecto de Real Decreto |
|---|---|---|
Soporte | No impone un soporte único para todas las empresas | Prevé medios digitales |
Inicio y fin | Obligatorios | Obligatorios con hora y minuto |
Pausas no efectivas | Depende de organización y convenio | Previstas de forma expresa |
Presencial / distancia | Debe registrarse la jornada en ambos casos | Prevé identificar la modalidad |
Modificaciones | Deben preservar fiabilidad del registro | Prevé autoría y trazabilidad de cambios |
Conservación | 4 años | Mantiene 4 años |
Acceso de ITSS | Registros a disposición | Prevé acceso inmediato, presencial y remoto |
Protocolo interno | Organización conforme al art. 34.9 | Prevé protocolo documentado y evaluación periódica |
El borrador también contempla la totalización diaria y mensual, la identificación de horas ordinarias, extraordinarias o complementarias y la posibilidad de registrar tiempos de espera cuando corresponda. Estas funcionalidades pueden influir en cómo una empresa configura su software, aunque no deben etiquetarse todavía como “campos legales obligatorios” con carácter general.
Papel y Excel: qué problema tienen si todavía no están prohibidos
El problema de una hoja de papel o un Excel editable no es solo su formato. El riesgo está en la falta de trazabilidad, en los cambios sin rastro y en la dificultad para demostrar que el registro refleja lo sucedido en el momento real.
Un Excel puede funcionar en una organización muy pequeña si existe un procedimiento serio, control de versiones y cumplimentación diaria. Sin embargo, a medida que aumenta la plantilla, aparecen turnos, teletrabajo, varios centros y modificaciones, la carga manual crece y la fiabilidad se vuelve más difícil de demostrar.
Además, el proyecto de Real Decreto apunta claramente hacia un modelo digital con huella de cambios. Migrar de forma planificada a un sistema de control horario en la nube puede ser una decisión de gestión incluso antes de que exista una obligación tecnológica universal.
Teletrabajo, multisede y fichaje móvil
El teletrabajo no elimina la obligación de registrar la jornada. La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, exige que el sistema refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
En equipos distribuidos, un sistema web o móvil evita depender de un terminal situado en la oficina. GoTime Cloud permite gestionar horarios y fichajes desde distintos entornos; puedes revisar las funciones del software de control horario GoTime Cloud y su enfoque de gestión cloud para empresas multisede.
La geolocalización debe utilizarse con proporcionalidad. Registrar una ubicación puntual vinculada al fichaje no equivale a rastrear de forma continua al trabajador. La empresa debe informar de la finalidad y limitar el tratamiento a lo necesario.
Biometría y registro horario: no es una opción neutra
La huella o el reconocimiento facial pueden resultar cómodos, pero el tratamiento biométrico tiene un nivel de riesgo elevado. La AEPD considera que los datos biométricos utilizados para identificar de forma unívoca son categorías especiales y ha señalado que el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no contiene por sí solo una autorización suficientemente específica para justificar su uso en control horario laboral.
Por eso, una empresa no debería elegir biometría únicamente para evitar que una persona fiche por otra. Antes hay que evaluar alternativas menos intrusivas, la base jurídica y la proporcionalidad. La guía de PSD sobre datos biométricos y protección de datos sirve como punto de entrada para ese análisis.
Los métodos de fichaje para empleados deben compararse por operativa, seguridad y privacidad, no solo por comodidad.
Sanciones por un registro de jornada deficiente
La LISOS tipifica como infracción grave, en su artículo 7.5, la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos y tiempo de trabajo. El artículo 40 establece para las infracciones graves multas de 751 a 7.500 euros, graduadas según las circunstancias del caso.
La sanción no es el único riesgo. Un registro incompleto puede debilitar la posición de la empresa en reclamaciones de horas extraordinarias, conflictos sobre jornada o comprobaciones de contratos a tiempo parcial. La mejor defensa no es producir más documentos, sino disponer de un sistema que refleje los hechos de manera coherente y verificable.
Cómo preparar la empresa para la futura digitalización
Prepararse para el registro horario digital obligatorio no exige esperar a que se publique la norma definitiva. La empresa puede revisar ahora su proceso y separar las mejoras que ya aportan valor de las que dependerán del texto final.
- Audita el sistema actual. Comprueba quién ficha, cuándo, desde qué canal y cómo se corrigen errores.
- Revisa la conservación. Asegura acceso a registros de los últimos cuatro años dentro del plazo aplicable.
- Documenta las modificaciones. Evita correcciones sin autor, motivo o fecha.
- Analiza pausas y turnos. Decide qué tiempos deben registrarse según convenio y organización.
- Comprueba el teletrabajo. El sistema debe funcionar fuera del centro sin crear vigilancia excesiva.
- Reduce datos innecesarios. No pidas DNI, ubicación continua o biometría si no son necesarios para la finalidad.
- Exige exportación. Debes poder obtener información legible para auditoría e inspección.
- Prepara el cambio normativo. Revisa si el proveedor puede incorporar los requisitos del Real Decreto y de la futura orden técnica cuando sean definitivos.
Una plataforma como GoTime Cloud permite centralizar fichajes, horarios e incidencias y puede ser una base para ordenar este proceso. La configuración concreta debe ajustarse al convenio, a la operativa y al marco normativo que esté vigente en cada momento.
Conclusión: cumplir hoy y prepararse sin anticipar una ley que aún no está en vigor
El registro horario digital obligatorio está en desarrollo normativo, pero el registro diario de jornada sí es obligatorio desde 2019. La empresa debe conservar cuatro años de registros y poder acreditar de forma fiable el inicio y fin de la jornada, sin convertir un proyecto de Real Decreto en una obligación que todavía no existe.
Si quieres revisar si tu sistema actual está preparado para el marco vigente y para una futura transición digital, solicita una demo de GoTime Cloud y analiza con PSD Security tu proceso de registro de jornada.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio que el registro horario sea digital en 2026?
A 25 de agosto de 2026, la obligación general es registrar diariamente la jornada, pero el Estatuto de los Trabajadores no exige todavía que todas las empresas utilicen un sistema digital. El proyecto de Real Decreto sí prevé esa obligación cuando entre en vigor.
¿Desde cuándo es obligatorio registrar la jornada laboral?
Desde el 12 de mayo de 2019, tras la reforma introducida por el Real Decreto-ley 8/2019 en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservarlos durante cuatro años y mantenerlos a disposición de trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo.
¿Sirve un Excel para registrar la jornada?
La normativa vigente no prohíbe por sí sola un formato concreto, pero el sistema debe ser fiable y reflejar la jornada real. El proyecto de Real Decreto prevé mayores exigencias digitales y de trazabilidad.
¿Qué sanción puede haber por incumplir el registro horario?
La transgresión de las normas sobre jornada se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. Las infracciones graves se sancionan, con carácter general, entre 751 y 7.500 euros según el artículo 40.
¿El registro horario se aplica al teletrabajo?
Sí. La obligación de registrar la jornada también se aplica al trabajo a distancia; el sistema elegido debe permitir registrar el inicio y fin sin depender de estar físicamente en una oficina.
¿Qué cambiaría con el proyecto de Real Decreto de registro de jornada?
El borrador prevé medios digitales, trazabilidad de modificaciones, registro de pausas y modalidad presencial o a distancia, así como derechos de acceso más inmediatos. Son previsiones del proyecto, no requisitos generales ya vigentes.
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