El Control de Presencia está cobrando cada vez más importancia en el ámbito laboral actual. La necesidad de optimizar la gestión del tiempo y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los empleados ha impulsado la demanda de sistemas de control de presencia eficientes y confiables.
En este artículo exploraremos los diferentes tipos de controles de presencia disponibles en el mercado, destacando sus ventajas y desventajas, para ayudarte a elegir la solución más adecuada para tu empresa.
Control de presencia manual
Es el método más tradicional, basado en el registro manual de entradas y salidas por parte del trabajador, mediante firmas en hojas de control o plantillas de Excel.
Este método es de dudosa fiabilidad y, pese a la facilidad que aparenta su implementación, el control y el cumplimiento de la normativa resulta más complicado.
Entre sus ventajas podríamos destacar su bajo coste inicial y la facilidad de implementarlo.
Por el contrario, cuenta con diversas desventajas, ya que es propenso a errores humanos, es un sistema poco preciso y manipulable, no permite un seguimiento en tiempo real, facilita la vulneración de la protección de datos y cuenta con precedentes de sanciones por su mal uso.
Es un sistema poco recomendable para el registro de la jornada laboral, por lo que es aconsejable gestionar el control presencial mediante software de control horario.
Control de presencia por software
Los sistemas de control de presencia basados en aplicaciones móviles o softwares permiten registrar la entrada y salida del personal desde diversos dispositivos. Estos softwares pueden ser “on premise”, es decir, alojados en un servidor o alojados en la nube. Asimismo, pueden tener aplicación de escritorio o acceso mediante un entorno web.
Esta solución ofrece numerosas ventajas respecto al registro de jornada tradicional. Son sistemas muy flexibles y escalables, adaptables a diversas tipologías de empresa y formas de trabajo. Del mismo modo, estos sistemas ofrecen la posibilidad de gestionar vacaciones, bajas, ausencias y permisos, entre otros.
Entre las desventajas de estos sistemas, las únicas que podemos determinar es la necesidad de conexión a internet y la dificultad que pueda tener en software en cuestión.
Dentro de estos controles de presencia, podemos diferenciarlos por las modalidades de fichaje que estos ofrecen:
Control de presencia por tarjeta o código
Esta solución requiere de dispositivos de control de presencia laboral vinculados al software. Los empleados, acercan su tarjeta al terminal o introducen su código pin o contraseña y el software captura el fichaje.
Este tipo de control horario es más preciso que el control manual, reduce errores y permite un seguimiento básico de las horas trabajadas.
No obstante, tanto las tarjetas como las contraseñas pueden ser intercambiadas entre los empleados, lo que puede dar lugar a fichajes falsos y propiciar el absentismo y los retrasos, por lo que no erradica la suplantación.
Control de presencia biométrico
Esta solución se basa en la identificación de características físicas únicas del trabajador, como huella dactilar, reconocimiento facial o de palma. Esta solución de control horario es la más segura y precisa, pues la biometría es lo único que no se puede suplantar, por lo que elimina la posibilidad de fraude.
Sin embargo, tras la nueva interpretación de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) acerca del fichaje biométrico, para poder emplear esta solución es obligatorio realizar una Evaluación de Impacto.
Mediante el estudio de Evaluación de Impacto se identifican y evalúan los riesgos y las implicaciones potenciales de la implementación y operación de sistemas que integran y emplean datos biométricos.
Control de presencia con Geolocalización
Esta solución suele depender de una App móvil vinculada al software. Con esta, el empleado fichará desde su móvil y el software capturará la ubicación exacta del momento del marcaje. Es una solución ideal para trabajos en campo, comerciales en ruta, teletrabajo o cualquier trabajo que se de fuera de la oficina.
El monitoreo de la actividad del personal y la optimización de rutas y tiempos de desplazamiento son las mayores ventajas de esta opción.
Como contra, puede ser intrusivo para algunos empleados y requiere que los terminales móviles sean de trabajo, ya que para ser instalados en sus móviles particulares deben dar su autorización.
¿Qué sistema elegir?
La elección del sistema de control de presencia ideal para tu empresa dependerá de varios factores, como el tamaño de tu equipo, el tipo de actividad que realizan tus empleados, tu presupuesto y las necesidades específicas de tu negocio.
Del mismo modo, no hay por qué elegir únicamente uno. Los softwares controladores de presencia modernos ofrecen una gran versatilidad en los modos de fichaje. Por ejemplo, puedes tener fichaje con tarjeta para cuando estén los empleados en la oficina y fichaje móvil con geolocalización para los viajes, visitas o días de teletrabajo.
Recomendaciones
Antes de elegir el sistema de control de presencia de los trabajadores más adecuado para tu empresa, te recomendamos tener en cuenta los siguientes aspectos:
Define tus necesidades: Antes de elegir un sistema, analiza qué información necesitas obtener y cómo la usarás.
Compara opciones: Investiga las diferentes alternativas disponibles en el mercado y compara sus características, precios y opiniones de otros usuarios.
Considera la escalabilidad: Elige un sistema que pueda adaptarse al crecimiento futuro de tu empresa.
Prioriza la seguridad: Opta por un sistema que proteja la información personal de tus empleados.
Déjate aconsejar: Contacta con una empresa especializada que te aconseje la mejor opción para tu empresa.
Los sistemas de control de presencia son una herramienta invaluable para optimizar la gestión del tiempo y el rendimiento del equipo en cualquier empresa. Invertir en la solución adecuada te permitirá mejorar la productividad, reducir costes y asegurar el cumplimiento de las normativas laborales.